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Gestion des manuels scolaires dans BCDI : pourquoi ? comment ?

En attendant de pouvoir m’en débarrasser comme Grekova Parrot, les manuels du collège sont gérés avec BCDI, évaluation de l’état et impression de codes-barres compris. Petit retour sur les questions que je me suis posées avant et pendant la mise en place de ce système.

 

Pourquoi informatiser le prêt des manuels ?

Contexte : Quand je suis arrivée dans le collège, il y a 6 ans, les manuels étaient distribués par les CPE. Dans un tableau, avec en première colonne les noms des élèves de toute la classe et en première ligne les disciplines, les surveillants et CPE marquaient dans les cases centrales l’état des manuels remis. La distribution était assez rapide, mais la récupération était chaotique. Comme il était impossible d’identifier à qui appartenaient les manuels, le dernier jour, certains élèves piquaient des livres en réserve pour faire comme s’ils étaient à eux (on avait donc plus de retours que de retournés !), ce qui évitait aux chapardeurs d’avoir à payer un remboursement pour dégradation abusive ou perte. Certains allaient même jusqu’à voler les manuels de leurs camarades, notamment ceux en bon état. J’ai trouvé ça injuste par rapport aux élèves qui prenaient soin de leurs livres. Et quand les CPE ont muté, je m’en suis mêlée !

Dans un premier temps, j’ai tout exemplarisé à la main (aidée avec plus ou moins d’efficacité et de bonne volonté par les surveillants). Le problème, c’est que l’erreur étant humaine, il s’est avéré que parmi les milliers de manuels rentrés dans la base BCDI, une quinzaine de numéros ont été soit inscrits sur deux manuels différents, soit illisibles à la relecture. Ça a donné des couacs, mais les vols et les dégradations ont sensiblement diminué.

 

Pourquoi utiliser BCDI ?

Prendre l’initiative d’exemplariser les manuels, c’était me jeter dans la gueule du loup. Je suis devenue « cheffe manuels ». Alors pourquoi renforcer cette idée en passant par BCDI, le logiciel des profs-docs exclusivement ?

La première année durant laquelle on a expérimenté les manuels (juste pour les 6e), il s’agissait justement de tester et donc d’évaluer si l’exemplarisation permettrait la baisse des vols et des dégradations. Il était donc bien plus facile de faire avec les outils que je maîtrisais déjà et hors de question d’investir tant que l’efficacité n’était pas prouvée.

Cette année, et pour limiter les couacs de l’écriture manuscrite, j’ai voulu passer aux codes-barres. Et comme l’impression et le collage de ces derniers pouvaient se faire par une entreprise extérieure, je me suis dit que c’était l’occasion de passer le relais ! C’était sans compter les habitudes de commande de l’intendante, qui ne voulait pas changer de fournisseur pour les manuels. Le fournisseur en question a un partenariat avec une entreprise proposant un SIGB (système intégré de gestion de bibliothèque). On me propose donc une version de démonstration. Je n’ai pas du tout été convaincue. Le logiciel, même si possiblement accessible en version web (atout pour une connexion hors CDI), n’était pas du tout intuitif, ni multi-session (ou à un prix exorbitant). Or mon but est d’arriver à un partage de tâche avec les collègues. Du coup, retour sur BCDI, dont les fonctionnalités d’emprunt et de retour sont facilement maîtrisables par tout un chacun (cf. les élèves ambassadeurs du CDI).

 

Comment utiliser BCDI pour gérer le prêt de manuels ?

Pré-requis : BCDI est installé sur le serveur, ce qui permet un accès depuis n’importe quel ordinateur du collège (depuis le réseau pédagogique). J’ai créé une nouvelle base intitulée « manuels », avec un mot de passe spécifique, communicable aux surveillants qui m’aident lors de la remise et du retour des manuels.

Pour en savoir plus sur cette étape, jetez un oeil au document partagé de Poitiers.

 

Etape 1 : Créez les notices. Visant l’efficience plutôt que l’exhaustivité, j’ai suivi l’exemple du CRDP de Poitiers, avec un titre simplifié (constitué de la discipline suivi du niveau, puis entre parenthèses de l’éditeur et de l’année), et j’ai renseigné l’ISBN.

Etape 2 : Créez le nombre d’exemplaires nécessaire. Puis renseignez l’état pour chacun d’entre eux.

En cas de nouveaux manuels, cette étape est extrêmement facile grâce au changement par lot (cf. documentation de BCDI : étapes 1, 2, 3, 4d, 5a et 7). Mais la première fois que vous exemplarisez le fonds, notez l’état de chaque manuel ancien, plus ou moins usé, est laborieux.

Etape 3 : Exemplarisez les manuels, soit à la main (long, fastidieux et susceptible d’erreurs), soit via l’étiquetage de code-barres (voir question suivante). Cette deuxième option est rapide lorsqu’il s’agit d’une première exemplarisation, mais bien plus longue si vous avez déjà exemplarisé par un autre moyen les manuels, car il faut s’assurer alors que chaque étiquette correspond au bon livre avant de la coller.

Etape 4 : Le jour venu, procédez au prêt comme à l’accoutumée. Veillez à toujours vérifier si l’état déclaré (visible dans l’interface de prêt depuis la version 2.62 de BCDI) est en adéquation avec le véritable état du manuel. Si besoin le mettre à jour en utilisant le bouton « gestion des exemplaires ».

Etape 5 : Même remarque lors du rendu des manuels. N’oubliez pas de mettre à jour l’état des manuels.

 

Pourquoi imprimer les codes-barres avec BCDI ? 

En générant et imprimant soit même les codes-barres via BCDI, on est bien plus autonome que si on utilisait des rouleaux (ou des planches) de codes-barres pré-imprimés.

Avantages : Facilité de réimpression en cas de dégradation/usure du code-barres. Pas besoin de créer des codes exemplaires (à ne pas confondre avec les numéros d’exemplaires) pour faire correspondre l’étiquette avec code-barres pré-imprimé au manuel exemplarisé. Pas de frais supplémentaires (à part le prix brut des matières premières : toner et étiquettes).

Inconvénients : Nécessité d’une imprimante laser de bonne qualité ainsi que d’étiquettes auto-collantes (vraiment auto-collantes!). Nécessité de s’occuper en interne du collage des manuels.

Dans tous les cas, il faut « protéger » le code-barres en collant l’étiquette dans une partie interne du livre (moins soumise aux frottements). J’ai choisi de les coller dans le coin supérieur de la première page, afin d’éviter qu’elles ne soient recouvertes par la protection plastique quand les élèves couvrent leurs livres.

 

Comment imprimer les codes-barres avec BCDI ?

Pré-requis : D’abord, il faut se fournir en étiquettes auto-collantes pour impression laser (et donc avoir une imprimante laser !), taille 70x35mm (soit 24 étiquettes par feuille). Avec une ramette de 100 pages (10€ environ), vous avez 2400 étiquettes !

Pourquoi laser et non jet d’encre ? Car en cas de sac perméable sous une grosse averse, le code-barres ne s’effacera pas.

Comme c’est bien plus pratique avec une douchette de lire les étiquettes, il est pertinent d’en acquérir une. Elle doit être capable de lire le code 39 (format généré par BCDI, entre autres). Par exemple, celle du CDI, achetée pour l’occasion, est la « douchette code barre contact eco câble usb (ref: 928110) », pour 70€ environ.

Si la douchette tombe en panne, pas de problème : le numéro d’exemplaire est également inscrit en caractère numérique.

Etape 1 : Il faut créer son propre rapport de codes-barres (ou télécharger celui que j’ai généré, l’enregistrer dans le dossier BCDI/Rapport et le personnaliser) avec Outils/Editions de rapports / Expert.

Etape 2 : Identifiez l’ensemble des manuels que vous souhaitez étiqueter grâce à une recherche gestionnaire.

Etape 3 : Tapez la requête adaptée à vos besoins. Sélectionnez le format de sortie « Rapports », puis le nom de votre rapport personnalisé.

Etape 4 : Pour plus de facilité dans l’étiquetage, n’oubliez pas de trier les étiquettes en fonction des titres des manuels. Cette étape ne sert que si vous avez dû créer de nouveaux exemplaires pour les réassorts notamment.

Etape 5 : Générez vos étiquettes, puis imprimez-les. Il ne reste plus qu’à les coller !

 

Comment gérer les retards de retour avec BCDI ?

La toute fin d’année approche et tous les manuels n’ont pas encore été rendus ? Le prof-doc n’étant pas de permanence administrative, et pour éviter que des petits malins en profitent pour rendre des manuels qui ne leur appartiennent pas ou abusivement dégradés sans conséquence, j’imprime une liste des manuels en cours de prêt avec mention de l’état que je confie à l’administration/CPE.

Cette étape peut également servir pour avoir une copie de sauvegarde papier des livres prêtés, « juste au cas où ».

Etape 1 : Téléchargez le rapport que j’ai généré et enregistrez-le dans le dossier BCDI/Rapport.

Etape 2 : Effectuez une recherche gestionnaire pour identifiez les exemplaires non rendus.

Etape 3 : Lancez la requête suivante et précisez le rapport adéquat dans le format de sortie.

Etape 4 : Imprimez la liste et donnez-la à qui recevra les manuels pendant votre absence.

Bien sûr, il faut demander à ce qu’à votre retour la liste soit rendue annotée (perte et dégradation) afin de s’assurer de la mise à jour de la base.

 

Quel est mon bilan ?

Comme déjà dit plus haut, l’exemplarisation et l’informatisation du fonds a permis de baisser le nombre de vols et de dégradations. Ça, c’est une grande victoire. La gestion via code-barres devrait permettre d’éviter les erreurs (doublons, erreur de saisie). Je vous dirais ça l’année prochaine ! Mais elle m’a d’ores et déjà permis de gagner du temps par rapport au classique tamponnage+exemplarisation manuscrite.

La plus grosse difficulté dans cette informatisation est la gestion de l’évaluation de l’état des manuels. Au collège, j’ai beau insister et menacer, moins d’un cinquième des élèves couvrent leurs manuels. Or un oubli de mise à jour de l’état peut pénaliser l’élève suivant. Et quand les élèves contestent l’état initial ou demandent un duplicata d’amende (car ils ont perdu le premier), je n’ai pas accès à l’historique de l’état.

La question de la base dédiée pour les manuels (et non une base commune avec les prêts ordinaires) se pose. En effet, la séparation permet de rester maître de la base classique et ainsi limiter les mauvaises manips potentiellement dévastatrices ; mais je dois imprimer la liste des ouvrages CDI non rendus et vérifier pour chaque élève rendant ses manuels s’il est à jour avec le CDI en parallèle. C’est source d’oublis.

Depuis deux ans, j’insiste énormément auprès de mes collègues sur le fait qu’on n’achète et ne distribue des manuels que s’ils sont effectivement utilisés en cours et hors cours (expressément, car penser que les élèves le font d’eux-mêmes est une chimère). Pour cela, j’avance comme arguments que la gestion des manuels prend énormément de temps et qu’elle est source de conflit (entre élèves qui se piquent les manuels ou avec moi et l’intendance lorsqu’ils refusent le paiement des pénalités dues aux pertes et dégradations). Résultat, j’ai réussi à convaincre certains de m’aider à étiqueter (4 volontaires sur 35 ! :D), de commander moins, stocker en classe et distribuer lors d’usage ponctuel en cours, mais aussi de passer aux ouvrages numériques. A cette dernière option, le bilan est mitigé, à l’image de celui de la dotation de tablettes pour les élèves de 4e cycle (mais là est un autre sujet).

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